时间管理秘籍:怎样从职场「穷忙族」到高效能人士?

发布于 2021-10-07 23:04


时间管理，其实是一个伪命题。

因为你很难管理一个无形的东西。我们总是说要去管理自己的时间，但是管理的结果，是可以让时间变长？还是变短？是变快？还是变慢？
 
这些你都做不到，你做什么都没有办法控制时间的流逝，所以，时间管理的本质是什么？
 
其实是效率，是时间回报率，只有这两种东西，是我们所能控制的。
 
而说到提升效率，有的人可能会说，那我单位时间内做更多的事情不就好了，于是把自己的日程安排的密密麻麻，恨不得24小时的时间变成48小时来用，但是结果往往是，总觉得时间不够用，到了具体工作的时候，还经常会被一些琐事打扰，不得不中断手里的计划；甚至有的时候，就算做了计划，也不想去做，直到deadline近在眼前。每天处于慌乱之中，工作既没效率又没有质量，有时候甚至不得不熬夜加班，做好本职工作就已经身心俱疲，就更谈不上有个人时间去提升。
 
这是很多人时间管理困境的真实写照，究其原因，我觉得可以总结为三点：
 
1. 时间敏感度不强。
2. 对自身时间利用率做错误评估。
3. 一直在做消耗意志力的事。
 
首先，就是很多人在做事的时候，会有一种感觉，就是时间流逝的很快，自己什么都没做呢，时间就没了，然后你开始变得焦虑。
 
但事实上，这种不是你的效率差，而是你的大脑对时间无感，你意识不到时间的价值，而且潜意识里觉得自己浪费一点时间，也不需要付出多大的代价，所以才会养成能拖就拖的习惯，事情不烧眉毛就不会想着去灭火。

其次，是对自己的时间利用效率不能做一个正确的评估，觉得还来的及，自己先休息一个小时，再集中精力两个小时就能把事情做完，所以做事情，先想的是，当下先爽一会，过后再进行补救，但是没有考虑过，在这样的习惯下，自己已经做不到心无旁骛的做事了，而且，在计划做事的时间内，也随时会出现其他事情干扰注意力的可能，所以结果自然是，实际的做事效率远远低于预判，前面的事情拖延，后边的事情也就不可能按照原定计划完成。

最后，就是在制定日程计划的时候，所用的方法，都是反人性的，都是在消耗你本就不多的意志力。
 
就比如咱们前面说到的，把自己的事情安排精确到小时，但却忘记了，任何的改变，都是需要循序渐进的，想要改变一个生活混乱的极端，就给自己安排一个极端有序的日程表，而这样你根本就无法习惯。

而且，这样的安排一旦中途出现一点意外，就会因为感到受挫而轻易放弃。一上来就想要吃个胖子，很容易把自己搞崩溃。
 
做不好时间管理的原因找到了，那么接下来我们要做的，就是用正确的方法，避开这些坑。

提升时间回报率，可以分为三个部分：
 
1. 事前 ：做计划
2. 事中 ：做分割
3. 事后 ：做总结
 

事前：做计划


首先是事前阶段，需要大家注意的有两个方面，心理上和计划操作上。
 
心理上，提升自己的时间敏感度。当你觉得自己的时间是有价值的，浪费时间需要付出的代价很大时，你就不会随意的拖延或者浪费了。

要注意的是，这里的代价，主要指的不是你可能出现错误，或者给别人带来利益损失这种具有外来压迫性的东西，对这些的担忧虽然也有促使你行动起来的作用，但是这样的内容越多，你的压力就会越大，做事的时候也就越容易焦虑，而当压力、焦虑过多过大时，你很容易变得破罐子破摔。
 
所以，我在这里跟大家提的代价，最重要的是要意识到，拖延所带来的时间浪费，会让你自己跟更多的利益失之交臂，这对你来说，同样是一种损失。
 
那么，具体该如何做呢？一个很简单的方法，对你做的事情进行估值。比如，你平均一小时能赚多少钱？而你选择做一件事的时候，是会让你的钱变多？还是会让钱变少？人性都是逐利的，当你养成评估价值的习惯，做事才会更加理性。

而具体到做计划的环节，可以分为以下四个步骤：
 
1. 须有循序渐进的意识。
在做时间管理之前，你先要明白，改变原有习惯是一件很难的事情。所以当你想要改变之前自己杂乱的工作时间线的时候，你先要做的是调整好心态，坚定自己的决心很重要。
 
切勿与人攀比，可能你想要做出改变，是因为受到周围优秀的人的刺激，想要自己也变得优秀，这是好事，但是不要把这种积极向上的心态变成攀比。
 
人都是有个体差异的，当你无法做到跟别人一样的进步速度的时候，很容易陷入自我否定的怪圈，这个时候，无论做什么都会大打折扣。
 
2. 用好你的生物钟。
精力管理是时间管理的基础。一个作息习惯都没有规律的人，真的谈什么时间管理技巧都白搭。
 
所以首先，你要有一个良好的作息习惯，早睡早起虽是老生常谈，但是真正坚持下去并不容易，却会给你的生活带来巨大的变化。还有，工作经验、能力是需要日积月累的，由量变到质变的过程。人的精力是有限的，就每天24小时，而在这一天当中，有的时间段你的精力会很好、大脑也很清楚，有的时间段你的精力可能会差一些。
 
比如有的人精力最好的时间主要集中在早上7点-9点，有的人是在下午，所以你需要将所有需要深度思考或挑战最大的工作，尽量放在你精力最好的时间段内去完成，因为这个时候你的专注力是最佳的，工作会十分高效。
 
你也可以花1周左右在纸上或电脑上记录下自己不同时间段的精力状态，找到适合自己的深度思考时间段。
 
3. 用场景分割线替代时间分割线
这让你的日程安排更有弹性，操作起来也更符合人性。
 
时间分割线，就是指我们之前给自己规定的比如八点到九点、九点到十点的时间范围内做什么，这些时间点，就是时间分割线。但这样安排事情，就会被时间紧紧的限制住，缺乏弹性，万一有什么突发状况，就轻易会被打乱。
 
这是一个非常常见的事情，因为在大多数人在管理时间的时候，会习惯性做一些反人性的事情，不懂得循序渐进，总是爱走极端。
 
所以你想要让自己登上自律生活的高台阶，一步是迈不上去的，你需要给自己找个凳子：将时间点换成场景。
 
所谓场景分割线，就是你的日程安排是按照场景来制定的，比如早上起床后，是一个场景，晚上下班后，也是一个场景，会考虑时间因素，但是却不拘泥于一个固定的时间，仍有分割不同时间段的作用，并且更加有弹性。
 
安排时间时弹性非常重要，因为我们做事情的时候，或多或少都会跟计划有所出入，而缺乏弹性的规划意味着我们总会体验到自己的失败，缺乏成就感和满足感。
 
4. 日程安排遵循八分饱的原则。
安排事情也要遵循「八分饱」原则，即不可安排的太满。

计划安排得越密，计划被完成的概率就越低，很多人安排了密密麻麻的日程表却失败了多次后，就不愿意也不敢再制定任何计划了。
 
所以在做时间管理的时候，必须要确保更重要的事情被分配了足够充分的时间。这样做还可以大大减缓焦虑，提高制定和执行计划的意愿。
 

事中，做分割


到了具体的执行阶段，要主要的工作，就是解决如何减少意志力的消耗问题。
 
事实上，每个人的意志力都是有限的，浪费在边边角角的地方多一点，你能专注在重要的事情上的时间也就越少。那么，如何尽可能的避免意志力消耗呢？

1. 小事情上缩短选择时间，节省能量。
很多人之所以会容易在小事情上过多的消耗能量，就是因为不管是事件本身还是人们在面对这件事情时，缺乏一个具体的指标去衡量和规划。
 
因为觉得既然是小事，就没必要一板一眼的，随意一点做选择就可以了，但是往往越随意，就越容易陷入长期的时间消耗中，因为你很容易在做选择的时候这也想要，那也想要，自然就拉长了选择的时间。

所以，面对小事情，也要制定一个固定的的指标，而且指标尽量简化，以达到简单高效的目的。

比如工作日，繁忙的工作已经或者接下来需要我花费大量的精力，那么就完全没有必要在午餐吃什么上浪费太多时间，在做选择的时候参考两个原则：营养和方便省时就足够了。有了固定简化的筛选指标，就能帮助你快速缩减目标范围，节省做选择的时间。
 
另外需要注意的是针对小事件，要尽量避免以后再说这样的思维习惯，防止自己在小的事情上重复浪费精力，所以当下能做的决定一定要当下做，做完就不再做重复思考了。
 
2. 减少杂事干扰，用碎片时间干杂事
在工作中我们常常遇到杂事的干扰，比如你的工作总结写到一半，突然想起来第二天出差的车票未定，于是你放下了工作，打开了网站，这样的事情看起来不费时间，但事实上却大大增加了我们「进入工作状态」的成本，让做事的效率大打折扣。
 
大家要意识到，时间管理的重点是，把精力集中在此时该做的工作上。所以在遇到别的工作干扰情况时，将你需要做的杂事记下来放在一边，先全身心的完成你手头的工作，然后再利用一些工作中的碎片时间来处理各种杂事。发个微信消息、回个电话、订购一个生活必需品等完全可以集中在这些时间内处理。
 
解决这样的困境，其实也不难，我给大家的时间管理建议是，缩短精力缓冲期。
 
你从一个工作中途切换到另一个工作的时候，必然是会耗费一定的精力的。不同工作的内容、背景、需要的信息处理方式都是不同的，我们的大脑不能像机器一样，从一个频道立马切换到另一个，中间必然需要一个缓冲期来转换思维。这个缓冲期是会消耗我们的精力成本的。
 
缓冲期的时间越长，需要额外消耗的精力就越多，那么可分配给真正任务上的精力就越少。
 
所以为了能够更好的完成工作，你首先要做的，是必须去尽可能的缩减切换工作需要的缓冲期。
 
我告诉大家三个方法：
 
第一，就是标记工作思路。当你目前做的工作被打断时，在中断的位置上做一个标记，简单的写一下当时的工作思路，这样当你再回来的时候，根据这个标记能更快的恢复到之前的工作状态。
 
第二，尽量对同一类型的工作进行集中的处理。相比于类型完全不同的工作，同一类型的工作需要的处理方式会有更多相似的地方，这样我们的大脑就不需要进行特别多的切换时间，能节省很多的精力。比如有写文字和画配图的工作需要完成，那么把一些需要写文字的工作放在一起做，在需要配图的标记一下，等文字工作全部结束之后，在统一的进行配图，会比一会儿写字一会儿画图高效很多。
 
第三，制造合理中断点。当一项工作面临一定会被打断的情况时，我们完全可以自己制造几个需要停顿的地方，也就是不用进行思路梳理和回顾，也能继续展开的工作节点。这样一来，我们在完成一个阶段和任务之后，就可以去做别的事情，回来之后就能立马开始下一阶段的工作，而不是在工作的中途被随意打断，等回来时还需要在花一段时间找回思路。
 
懂得合理的分配自己的精力就变成一件非常重要的事情，精力分配的好，工作能更高效、更高质量的完成，也能避免自己陷入被工作牵着鼻子走的境地。
 
3. 将执行清单细化。
当你的清单上的工作不能一步到位的执行时，大脑会不自觉的去想「这是一个复杂的工作，我需要先理清思路，再开始执行」。
 
越复杂的工作，大脑越会向后退缩，这也是很多人工作中存在拖延症的原因。所以对于每一个工作任务，都要去进行最大程度的细分，细分到看到执行清单，无需思考，即可上手去做。
 
这样做的优点是，大大减少了大脑的畏难情绪，不用去思考怎么做，不用去纠结会不会做，效率自然会大大提高。

4. 放弃无用的社交，避免无效的争论
还有一个非常消耗精力的地方，就是无用的社交。
 
 
另外，也要避免无效的争论。你没有责任和义务去花自己宝贵的时间改变别人的思想，替别人操心。当被别人误解，聪明的方法是不辩解，默默做好自己分内的事就好。
 
当然，如果误解你的人是你最亲或在乎的人，花些时间不让他们伤心还是有必要的。
 

事后，做总结


做总结，其实就是复盘，复盘的作用，就是让你明白自己已经走过哪些坑了，那么在以后再遇到这些坑的时候，可以及时避开，节省时间。
 
一次有效的复盘，可以分为以下四个步骤：
 
1. 回顾目标。
明确做一件事情的目标是什么，从而引导你的复盘朝着一个正确方向进行。如果复盘没有目标，那么你的反思内容，只会是杂乱的堆砌，也就不存在实际的借鉴效果。
 

2. 评估结果
对结果的评估，是为了和最开始的目标形成对比，看看中间的环节，哪些地方没有实现目标？哪些地方超出了目标？有没有环节出现错误或者问题？先发现差距，然后才能寻找出现这种差距的原因。
 
3. 分析原因
通过评估结果找到了差距，那么可以开始分析造成这种差距的原因。可以利用情景再现的方法，重塑当时的情境，回想起当时的问题所在，以及是如何将问题解决的？切入的角度是什么？对于以后在遇到类似的情况时有什么借鉴意义？做这些都是你复盘的时候需要思考的问题。
 
4. 推演规律
复盘的根本目的是发现事情的规律，指导今后的实践。而且复盘可以提升你的大局观，让你清楚整个事件的流程和脉络，从而提高以后的做事效率。
 
所以复盘不仅仅是总结，也是锻炼我们的思维能力和引申能力的过程，能够让你在之后遇到同样情况的时候，不至于慌张、没有头绪，而是懂得如果做出正确的改进。
 
而且，不光要复盘自己的工作，也要复盘别人的工作，这样让你更清晰的知道自己和别人的差距在哪，对于别人的工作经验，取其精华去其糟粕，让每一次的工作都成为自己能力提升的阶梯。

END

编辑 |王萱然
来源 | 升值计
作者 | 升值计
版权归原作者所有
王萱然
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