人事管理の視点における「個人情報保護法」

以下の本文で、企業が比較的注目している人事管理の視点から「個人情報保護法」の内容及び企業にご注意いただく必要のある個人情報保護の要点について紹介を行う。

実務においては、使用者は主に、新たに入職した従業員に入職履歴情報表等を記入してもらうことによって従業員の個人情報を取得する。

下記の規定によれば、使用者は従業員の同意を別途得なくてもよいものの、使用者も「個人情報保護法」が確定している適法、正当、必要、信義誠実という原則の個人情報保護原則を遵守する必要がある。

上述の規定はあるものの、「個人情報保護法」は更に、敏感な個人情報の取り扱い規則についても専門の規定を行っている。

「個人情報保護法」第28条によれば、個人の敏感な情報には、「生体認証、宗教の信仰、特定の身分、医療健康、金融口座、行動履歴等の情報が含まれる。」と規定している。

その上、第29条は、「敏感な個人情報を取り扱う場合は、個人の単独の同意を取得しなければならず、法律、行政法規で敏感な個人情報の取り扱いについて書面の同意を得なければならないと規定している場合、その規定に従う。」と規定している。

使用者が、新たに入職した従業員の個人情報を収集する時、往々にして従業員に対し入職時健康診断報告、賃金支給の銀行口座等を提供するよう求める。当該部分の情報は、上述の規定に基づくと、従業員の敏感な個人情報に該当する。

「個人情報保護法」は、使用者に対して、人事管理の必要により敏感な個人情報を収集する時に従業員の単独の同意を得る必要があるとはなお明確には規定していない。

但し、個人情報保護のコンプライアンス観点、及び個人情報保護の将来的な発展の趨勢から見て、使用者には、従業員の敏感な個人情報を収集する時に、従業員が事前に書面の同意文書（例えば、従業員に「従業員個人情報許可書」を署名させたもの）を単独で提出することをご提案する。

「個人情報保護法」第26条によれば、「公共の場所に画像収集の機器、個人の身分を識別する機器を取り付ける場合、公共の安全を守るために必要であり、国の関連規定を遵守しかつ目立つ標識を表示しなければならない。収集した個人の画像、身分識別情報は、公共の安全を守る目的に用いることしかできず、個人の単独の同意を得た場合を除きその他の目的に用いてはならない。」と規定している。

即ち、使用者は日常の運営管理において、監督管理の必要から従業員の行為に対し監視を行う可能性があり、当該監視行為は通常、上述の規定の「公共の安全を守るために必要」であるとの法定目的には適合しない。

よって、使用者が勤務場所で監視措置をどのように講じるかについては、例えば、Webカメラを通じて従業員の映像を取得し、タイムレコーダーにより従業員の指紋を採集し、又はアプリの位置決め情報機能により従業員の位置情報等（この類の情報はしばしば従業員の行動履歴、生体識別情報等の敏感な情報に関わる）を収集する場合、コンプライアンスの目的のために、使用者には次をご提案する。

（1）上述の監視措置、及びその収集する従業員の個人情報が正当な目的を備えることを保証し、かつ、企業の経営の必要（例えば、非外勤人員に対しては、位置情報を収集する必要はない）のために、勤務時間以外、勤務場所以外で従業員のいずれかの情報を取集することは防止しなければならない（例えば、更衣室、休憩室等の場所には監視カメラを取り付けてはならず、勤務時間の後に、関連する従業員の位置情報を引き続き収集してはならない）。

（2）収集した情報の種類、目的、収集方式及び保護措置等についても、書面の形式により従業員に事前に告知し、従業員の監視措置に対する承認を得て、更には、従業員の書面の同意文書を取得することをご提案する。

「個人情報保護法」第66条及び第71条の規定によれば、法律に違反して個人情報を取り扱った場合、関連する政府部門は是正を命じ、警告を与え、違法所得を没収することができる。是正を拒否する場合、百万元以下の罰金を併科し、直接責任を負う主管人員及びその他直接の責任者に対して一万元以上十万元以下の罰金を科す。治安管理に反する行為に当たる場合、法に依り治安管理処罰を与え、犯罪に当たる場合、法に依り刑事責任を追及する。

そのほか、「個人情報保護法」第69条の規定によれば、個人情報の取り扱いが、個人情報の権益を損ない、損害をもたらした場合、更に賠償責任を負わなければならない。

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