时间管理捷径图:如何让自己更有效、更有闲?
发布于 2021-10-08 21:55
译者 | 俊一
序言
经受住新冠疫情考验的效率方法
分秒聪明,星期糊涂
我教你变成有时间的人
不忙也是一种竞争优势。大多数人的时间安排都很紧张,以至于无法抓住幸运机会,或者无法迅速解决突发问题。
——美国著名习惯研究专家詹姆斯·克利尔(James Clear)
三个核心时间管理原则
管理精力(而非时间)
当乌龟(而非兔子)
目标定为足够,而非完美
图片来源:Luke Mac
读到这里,部分读者可能已经注意到,前文几个核心原则之间存在一定的矛盾。比如,就第二个和第三个原则而言,我们要以慢为快,但又不能太慢,这是什么意思?此外,我们怎样才能知道何时应用哪项原则?
当我遇到一个问题时,我经常都会发现,针对这个问题,“此时此刻”有一个解决方案,“从现在开始”又有一个解决方案,并且这两个解决方案可能并不相同。
就最佳财务建议而言,给马斯克的财务建议和给我家附近水果店外兜售《大志》(The Big Issue )杂志的商贩的建议肯定是不同的。
那么,你的时间是什么颜色的呢?
按照时间财富,我把自己应用的原则策略,分为了三个类别。
你的时间是什么颜色的呢?
理所当然的是,时间利用并不是一条单行道。在任何时候,你都可能会非常忙碌,也可能会非常空闲,或者处于这两者之间的一种状态。你的总体目标,是尽可能高效地应对和处理各种突发事件,然后通过决策,让你在前进过程中更好地控制自己的时间。
红色时间
在红色时间里,你要与时间赛跑。也许可能会出现一个工作上或家庭中的突发事件,或者你正在争取一些偶然的机会,或者你的生活长期处于过度充实的状态。
如果时间就是健康,当你处在红色时间里,就像是血流不止一样。你的当务之急,就是赶紧包扎伤口,给自己创造喘息的空间,并且从黑色时间中争取回来一点时间。
以下内容,就是你在红色时间里的“急救包”。
大脑是产生想法的好地方,但却是存储好想法的坟墓。
——《搞定》(Getting Things Done)一书作者大卫·艾伦(David Allen)
3、高效休息。采取战术性的高效休息,来恢复自己的精力。从客观事实角度来说,每位母亲都是心理学家,但我的母亲不仅有心理学学位,还有自己的私人咨询诊所。她曾告诉我,如果有人在遭受痛苦情绪或心理状况不佳时,她首先会了解他们的基本习惯。比如,“你早餐吃了什么?”“你上次运动是什么时候?”“你每天晚上几点睡觉?”在红色时间中,有关成年人基本技能的问题可能听起来很老套。针对这个看似特殊和独特的问题,能够通过自己在家煎牛排、烹饪蔬菜,然后睡一觉来解决吗?当然,不要以为这是我的个人建议。事实上,这是临床医生通过研究而给出的建议。因此,就管理精力而言,你可以通过管理饮食、运动和睡眠,实现身心精力的恢复。对此,最简单的方法,就是小睡。当你过于忙碌的时候,你更应该考虑这些恢复精力的方法。你真的是忙得连10分钟都抽不出来吗?如果这10分钟能让你接下来几个小时都保持高效工作,那你愿意这样做吗?记住,最终是乌龟打败了兔子。
4、小胜利。想让自己始终保持动力和精力吗?不妨让自己获得一两项小胜利。你现在能够最快速、最容易实现的胜利是什么?胜利,会让你产生多巴胺,并形成一个良性循环,像滚雪球一般地让你获得更充沛的精力和更多的成就。
5、情况鉴别分类。重新谈判你的协定。哪些最后期限可以进一步往后退?哪些项目可以暂缓?你可能签订过比较明确的协议(特别是与职业相关的),但除此之外,你也应该考虑那些没有通过白纸黑字明确下来的社会契约。比如,是否存在你能够再次检查的未表达期望?事实可能证明,直接把一些任务往后推一段时间是不太可能的事情,但由于你处于红色时间里,这还是值得一问。从最难发现的角度来说,你还应该审视对自己的期望。对我而言,如果我没有以一定的速度完成某些任务,我在无意识中就会认定,我让我自己失望了,而这自然而然地,会给我制造时间方面的压力。如果你今天为了“救火”而打破自己坚持做某件事情的好习惯,那这到底会不会毁掉你的生活?记住,你的目标是足够,而非完美。
黑色时间
你可能大部分时间都生活在黑色时间里。你是后千禧世代的效率践行者,它涉及到大量的目标与追求,并始终处于忙碌的状态。在这种情况下,你该如何高效利用每周的固定168个小时呢?
黑色时间就像是最基本的健康一样。以下是我日常生活中高效利用时间的最佳实践。
1、计划自己的理想一周。这一实践,是“乌龟赛跑式”的一小步,但同时又是实现高效利用时间的一大步。它会迫使你思考,到底什么才对你来说是最重要的,让你明确接下来的一周该保持怎样坚定的投入状态,在工作、休息和娱乐之间找到一种节奏感,养成习惯的一致性,并把类似的任务事项按背景归类。最后这一点是我发现的管理精力的最有效方法。我们不是计算机,切换背景,只会让我们付出代价。举个例子,我计划的理想一周中,有安排完成客户工作的时间段(深度思考),有完成管理工作的时间(浅度思考),甚至还有娱乐的时间,从而让我把放松变成一种真正的艺术形式。
2、分布式认知。分布式认知,即在除了大脑之外的地方,找一个地方来放置重要信息。你在走出红色时间时清空大脑用的那张纸(或者数字工具),就是很好的开始。接下来,你就只需要组织好这些内容。具体方法和工具包括第二大脑笔记,子弹笔记法,摘录本,卡片盒笔记法,以及GTD等等。无论你选择什么方式,只要能帮你实现“足够”的目标,就是《搞定》一书作者艾伦所说的“可信赖的系统”。
3、避免拖延的替代工作。“拖延”这个词带有浓厚的贬义色彩,但我的整个职业生涯几乎都是建立在这一概念之上的。我的做法,就是同时启动两个或多个项目,然后根据自己的精力和灵感所在,在不同的项目中切换。如果你被项目A压得喘不过气?那就做项目B,直到你被项目B压得喘不过气。然后再切换到项目A,以此循环。这种做法的好处在于,它可以让拖延变成一种富有成效的方式:最好是通过做其他工作来避免拖延当下工作,而不是直接放下所有工作,切换到娱乐消遣模式。
4、回顾。我们的生活往往被各种活动或事项所填满。这就是为什么在桶里一定要先放大石头。但事实上,当我们开始的时候,桶并不一定是空桶。在你读这篇文章的时候,你可能已经有一两份工作,设定了一个或很多个目标,同时还有很多兴趣爱好和待完成的项目。我们的目标,是希望设法夺回一些时间,让自己有更多的金色时间。对此,你可以尝试的方法是,定期回顾总结自己的生活或工作。无论是每周还是每月,无论是简单还是复杂,某种形式上的回顾,能让我们适应新的信息,让我们暂缓忙碌的生活或工作,以确保自己在正确的道路上前行。
在面对大量新的信息和潜在的分心因素时,每周回顾总结能让你的直觉更加专注于重要事项。
——大卫·艾伦
金色时间
在你的桶里,装满了大石头;你的手里,也握着黄金票券。也许,你醒来的时候感到很兴奋,但又很放松,能够自由自在地做任何想做的事情。也许,这刚好是一个周末,或者你在休假,甚至外面刚好在下着雪。这就像是一种养老的状态:已经超越了维持生存的阶段,让自己无忧无虑地生活。
在红色时间中,答案是明确而紧迫的:你必须要赶紧扑灭一场火。但是,随着空闲时间的增加,你的选择也会越来越多。那么,现在你可以做的最重要事情是什么?乌龟会怎么做?
紧急的事情几乎都不重要,重要的事情几乎都不紧急。
——美国第34任总统德怀特·艾森豪尔(Dwight David Eisenhower)
除了简单地享受美好的生活,你能做的最具高杠杆率的事情就是某种形式的投资,即让你的投入时间实现复利增长的活动。就投资而言,我认为主要有两个方面的内容。你要么投资于效率,要么就投资于效益。
投资于效率,就好比金融投资一样。你现在投入时间,为的是以后获得这部分时间的红利。对此,前文中提到的“餐前准备”就是一种效率投资。借助于以下两个策略,你还可以将效率投资提升到更高的水平。
1、系统。培养一个“助手”,为重复性的活动制定检查清单,设计一套工作流程:在商界,有关这种策略的例子比比皆是,并不一定只运用在这里。对我自己而言,我创建或改进的系统包括晨间日常事项、每周回顾清单(后文还将进一步介绍),以及社交圈。再次回到前文介绍“高效休息”时提到的我母亲的例子,在询问基本习惯过后,接下来她提的问题,就是“你有朋友吗?”有几个好朋友,或者参与当地的某项活动,这在大多数管理学电子书中并不值得一提,但这的确能得到意想不到的效率、机会和前进的动力。在一个团体中,大多数事情都会变得更加简单,当然也更加有趣。
2、刻意练习。终极“系统”可能就是你每天必须使用的技能组合,无论是硬技能(与专业相关),还是软技能(与交际相关)。我们都知道熟能生巧的道理,但对大多数人来说,我们最后一次真正的刻意练习,可能是在青春期快结束的时候。我从高中起就开始踢足球,但你要让我数自己从毕业到现在真正刻意练习的次数(不含踢球或比赛),那我可能两只手就能数出来。在真正进入社会过后,花时间去实验、修补、完善和钻研各项基本原理,实际上是一项经常被忽视的高杠杆事项。从长远来看,纵向发展必然会胜过横向发展。相比于做一个博而不精的万事通,掌握几个核心领域的知识(并且建立一些深入的关系)的优势要明显得多。
投资于效益,即扩大自己的能力。也许,你是通过更好地管理精力,而进入了金色时间。通过良好的睡眠、饮食习惯以及运动锻炼等习惯,你能够保护并维持自己的精力。作为及时的干预措施(见前文中“高效休息”部分),这些习惯通常都能起到立竿见影的效果。但除此之外,我们还可以利用这些习惯来不断地拓展自己的精力水平。快跑可以让你的大脑释放一定的压力,但持续一年的锻炼,可能还会提高你的整体健康水平,从而进一步提高你的工作能力。以下是我总结的扩大自身能力的最佳实践:
3、运动锻炼。如果你不爱运动或者不喜欢体育运动,你可以学跳钢管舞,加入足球俱乐部,或者学习搏击等等。总之,对你而言,最好的运动就是你愿意去做的运动,你完全可以根据自身情况选择适合自己的运动类型。我不介意健身房,但如果你不喜欢在室内运动,或者不喜欢跟一群臭汗的人在一起运动,那你可以去海边冲浪。此外,如果融入社会的话,还有进一步的帮助。多年以来,我都在悉尼美丽的海德公园(Hyde Park)举办户外自重训练营。有了所谓的社会责任感,就有了某种魔力。无论是雨天、下冰雹或者大晴天,我从来都没有错过一次训练,现在我更不想打破自己的“连胜纪录”。
4、精心练习。最常见的静心练习,就是正念冥想。从字面上来看,它就是训练一个人的注意力,所以它有助于提高你高效做事的能力。和运动锻炼一样,最好的方式就是你愿意去做的方式。如果你无法忍受以莲花姿势坐10分钟,那你可以选择外出散步,这基本上就没有任何“技术含量”。
5、休息。我们应该做到尽可能地延长休息时间(我的目标是每年一次,但如果你能做到的话,每季度一次更好),“磨刀不误砍柴工”。虽然这是《高效能人士的七个习惯》(The 7 Habits of Highly Effective People)一书中分享的一种习惯,但它可以说是最容易被忽视的高效工作方法。你是否会认为“休息”只不过是“度假”的同义词?事实并非如此。度假,可以是在遥远的海滩上什么都不做(或者背包穿越未知的小国,如果你更喜欢这样的度假方式的话)。这两者之间最关键的区别,在于主动去断开联系和思考。以我最近一次冥想休息为例。我住在一个小平房里,没有网络,没有任何人际往来。但我最近一次度假,则又是音乐,又是酒,以及各种狂欢带来的快乐。当然,小平房只是一种选择,任何可以让你远离日常行为和思考空间的地方,都有助于让你充电和恢复精力。你可以选择利用这一段空白时期,深入思考长期目标或个人价值。当然,你也可以选择另一种思路,更加专注于当下。总之,关键在于,把日常事项“尘封”起来:没有工作,没有邮件,你的日程中只有大量的空气。
写在最后
在写这篇文章的同时,我开始从地堡中出来找卫生纸。虽然自己视线模糊,皮肤苍白,有点像鼹鼠人一样,但至少不再是一只时间兔子。
在过去的几个月,我很多时间都在玩《对马岛之魂》(Ghost of Tsushima)这款游戏,也花了很多时间健身。与此同时,很多时候我还跟室友一起,制作了一些无厘头的视频。当然,我也认真思考了时间, 最后总结了一些可用于实践的有用原则与策略。
那么,进展如何呢?我“有时间”了吗?
时间原则
如果你想了解自己的时间管理情况如何,你可以尝试去了解你在围绕时间方面使用的语言。
我发现,自己已经改掉了总是保持忙碌的习惯。现在,我会为重要的事情腾出时间,这其中就包括每天的写作时间。在封锁期间的两次短暂休整中,我跟朋友们跨州度过了两段非常适时的假期。
和这场大流行一样,我对时间的追求还将持续下去。事实证明,这并不是一个“快速致富”的计划,我也不断在提醒自己,让自己回顾并遵循这篇文章中提到的原则与策略。为此,我更一步明确了一些时间原则。大多数早上,我都会回顾这些原则。它们是一个快速参考指南,经受过实践与验证的概念,并且可以直接应用于当下各种情况。
如果你喜欢做笔记,或者喜欢制定规则,你可以借助以下这些原则,来引导你思考,并根据自己的实际情况进行必要的修改。
7、保持精力:避免多任务处理、匆匆忙忙,或者工作英雄主义。
9、保持节奏:现在努力工作,晚上才能完全放松。周一一定要过得有条不紊,这样周末才可以彻底狂欢。
时间管理就是情绪管理
对我而言,最大的收获就是发现一些有用的工具,帮助我在落后的时候重新走出困境。我不是完美的,我还没有做到100%,我也不打算力争100%。
时间管理,是一项重要的技能。如果你的目标是寻求完美,凡事力争100%完成,这必然会为你带来不必要的压力,让你过上平庸的生活。
总之,不要去学那只兔子。不要试图让自己做得非常好,能做好就已经不错了。
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