打工人如何应付 PPT

不管是忽悠客户还是述职晋升，只要从事的工作需要和电脑打交道，就大概率逃不过偶尔做个 PPT 的命运。今年上半年我参加了公司的晋升答辩，自然也要做个 PPT，时间紧任务重，制作这个 PPT 几乎穷尽了我从大学开始积累的全部 PPT 经验。今天斗胆整理出来，希望能对同样可能面对 PPT 的你带来一些帮助。

本文并不旨在传授技巧，而是希望用一种流程化的方法论帮助打工人应付突如其来的 PPT 工作，Powerpoint 大牛或者天天画架构图的高 P 请自行绕道。

1. 明确目标，做「够用」的 PPT

何为目标？目标就是要结合你自身的时间、精力、资源甚至是对 Powerpoint 这个软件的掌握程度等各种客观因素，明确未来的 PPT 到底要做成什么水平。

如果 PPT 用来毕业、晋升，那你可能真的需要在近期提高制作 PPT 这件事的优先级，倾注更多精力；而如果你是个大学讲师，那就无所谓了，随便找点课本上的文字填满屏幕就完事了。

因此我提倡要做「够用」的 PPT。何为「够用」？有一个经典案例是，门锁不需要太贵，看起来比邻居的安全就够了。同理，我们也需要尽可能找准投入成本和最终效果之间的甜点，毕竟大部分 PPT 都伴随着竞争，尝试比“友军”优秀一些就可以了。

2. 编写内容大纲，确定 PPT 结构

不管是用思维导图、Markdown 还是纸笔，总之请务必提前明确自己的内容大纲。这是所有步骤里最重要的一步！这个大纲决定了你前进的方向，如果有条件，尽可能在大纲编写完毕后与你的上级沟通，让他帮助你校准航线。至于 PPT？无非是把大纲上的二维内容在 Powerpoint 里加上 Z 轴翻译一遍而已。

我个人习惯使用思维导图编写大纲。每个一级节点就是 PPT 里的每一节，而每个节点都是一个页面，非常清晰。

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3. 明确 PPT 风格

风格是一个很玄学的词，包括样式、色彩、布局等诸多方面。我们需要根据 PPT 的应用场景灵活调整，比如面向企业客户和小学生当然得是两种风格。

很多小伙伴可能会说：网上那么多模板网站，我直接下载个顺眼的改吧改吧，岂不美哉？NONONO，我极度不建议你直接拿来主义。或许很多模板都会让你眼前一亮，但大部分场景下它们预设的条条框框与你的内容相差甚远，强行套用只会让 PPT 四不像。

因此，我建议你可以对网上的模板进行一定的参考，但最终一定要经过自己的设计。那，参考什么呢？

颜色。不管是穿衣搭配、软件开发，还是 PPT，你都应该避免视界里同时出现太多种颜色，我个人推荐遵循主色、副色、点缀色的搭配原则。除了现成的模板，你也可以去一些专门的设计和配色网站找找灵感，比如 ColorHunt。

字体。字体真的非常重要，尤其是 Windows 平台用户，默认的等线字体简直了。。。但选用字体前请务必注意未来播放 PPT 的是否是自己的电脑，假如你使用 Windows 10 制作 PPT，而教室里的电脑还运行着 Windows 7，那选用花哨字体时就要格外小心。

布局。根据自己的内容选定大致的页面布局，比如标题放在左上角还是右下角？如果页面里有很多图片是叠放还是平铺等等。越简单的布局自然越省时间。

页面元素。商务风可以尝试多使用菱角分明的矩形、三角形，而轻松俏皮风则可以多实用圆角矩形、圆形。切勿看到某个眼前一亮的效果就想强行塞进自己的 PPT 里，一定要考虑整体气质。

PPT 模板网站多如牛毛，这里推荐两个我常用的：

可画。专业的模板网站，不止有 PPT 模板，海报、插画、简历… 应有尽有，且质量颇高。

Office Plus。微软官方推出的 Office 模板网站，质量也不错，胜在免费。

这一步结束后，你应该在心中有一个非常模糊的 PPT 的样子了，那么下一步我们就来实现这些臆想。

4. 绘制组件

如果你看过一些网上的模板，会发现很多看起来高大上的 PPT 反而没有很复杂的元素，只是运用了点线面等基本元素的花式组合。我们又何尝不可呢？首先我们可以新建几页空白 PPT 专门用来存放这些组件，需要的时候从这几页复制即可。

问题是，我们应该绘制哪些组件呢？

色块和内容块。色块绝对是 PPT 里最重要的元素之一，既可以容纳内容，又可以切割版面，让页面更加规整。B 站 UP 主「旁门左道PPT」播放量最高的视频「同事这张看着就贵的PPT，原来都是学了这一招！」就讲解了色块的妙用，可以参考。

根据上一步选定的颜色，我们可以绘制出最基础的色块，比如下图最左侧的三个色块就是我选定的主色、副色和点缀色(好利来配色)，当然还可以结合渐变、边框、透明度等各种技巧得到更多样的选择。

我们可以任意拉伸、组合这些色块，像搭积木一样「拼」出一个个页面。

甚至是技术架构图也可以通过这些基础色块轻松实现。

小标题。通常放置在页面左上角，用来突出当前页在说什么。一个小技巧：可以从已经定好位置的页面复制小标题，再修改内容，这样标题的位置永远都是固定的。

页面点缀元素。专门用来让页面更多美观的元素，可能几个简单的圆形和三角形有效提升页面的生气。

目录页。既可以用来凑页数，也可以把 PPT 明确分成几个小节。关于目录页可以多发挥一些想象力，尤其是内容死板的 PPT，可以通过目录页有效提升观感。

5. 填充内容，突出重点

好了，终于到了传统意义上「做 PPT」这一步了。然而你会发现，我们已经完成了所有的基建工作，此时大纲无坑，组件丰富，无论是加页还是修改都像拼乐高一样简单，岂能不事半功倍？

唯有一点需要强调，每一页的文字不要太多，务必突出重点！即使文字不得不多，也请用标题、加粗、加大、高亮等技巧强调内容。

6. 编写草稿，串词，练习

因此我们最好还是打个简单的草稿，既可以是一篇单独的小作文，也可以写在每页 PPT 的备注里。对于某些重点，「把字句」和「被字句」表达出来的感觉可能并不一样，最好是从多种句式结构里找出最精准、最合适的一种。

请注意，我主张打草稿只是为了前期加深对 PPT 的印象，以及串词时更加通顺，演讲时我则更鼓励脱稿。用最近比较时髦的词来讲，应该叫“应脱尽脱”。我也自行划分了几个脱稿等级：

完全脱稿。把自己当成神采飞扬的大演说家！该严肃时严肃，该俏皮时俏皮，该有肢体动作时就打套浑元形意太极拳。这一级不仅要把稿子背熟，还要严格把控时间和各种意外情况，需要付出不亚于前面 5 个步骤的努力

大纲式脱稿。可以在 PPT 备注栏里用寥寥数字记下本页 PPT 的结构和讲解流程，讲解时则根据自己的理解组织语言，保证没有遗漏即可。这一级同样需要进行一定准备，但相比完全脱稿则要简单得多

备注式脱稿。把每一页要讲的内容完全记录在备注里，到时候照着读

大学老师式脱稿。每一页都写满内容照着读，催眠效果强，失眠症患者用了都说好

如果怯场比较严重，那就更需要模拟演讲，所谓菜就多练练。千万不要不好意思，最好拉着自己的好友作为南瓜