你用好PPT这一沟通工具了吗(4):素材和版本管理

发布于 2021-10-16 14:06

这是烟中雯城的第 285 篇原创文章

大家好！

今天是本专题文章的最后一篇，先和大家聊一聊PPT模板，并从模板中衍生出PPT素材库的相关分享。最后，再讲一下版本管理的那些事。


模板不是万灵药

很多人对于PPT制作都存在一个误区，认为模板可以适用于一切，是应对PPT工作的万灵药。

来源于pexels网站

很多人对于PPT工作本身也有一定的排斥感，认为这是一种额外的负担，每次遇到汇报这样的场合，或者按照上级领导要求进行PPT的设计时，都会认为是在占用他们的业务时间。

另外，在一些传统企业中，管理者基本上也从不上手亲自制作PPT，并认为这个工作并不重要，只要找到一个能做PPT的基层工作者就行，但前提是并不会去考虑对方到底适不适合。


在这样的需求指引下，各式各样的模板成为了香饽饽，成为了解决PPT制作问题的重要抓手。

但在实际制作过程中，模板又无法完全起到模板的作用。

来源于pexels网站

大家仔细观察就会发现，很多基于模板输出的PPT与模板本身的样式总会有巨大的差距，可以说是“拷贝大走样”。这是因为模板只是一种外在表象的标准化，同时，即使这个模板有数百上千页，也完全无法覆盖日常业务中的所有场景。

一旦我们遇到的场景是模板尚未覆盖的，或者说我们并没有真正理解模板中各个页面的信息策略时，即使模板中有最为合适的，我们也无法将其划上等号，仍然会按照自己的既有策略进行呈现，也会跟随自己认为的好的审美，因此，最后总会与模板千差万别。

而在有些行业中，不少人会通过各种不同的人脉或渠道，获取来自于同行业企业的PPT稿件，或是干脆用自己上一家企业的直接进行套用，但最后也会遇到相同的问题，效果自然不太理想；另一方面，也会带来一定的版权风险。

来源于pexels网站

所以说，任何时候模板都只能用于参考，学习其对于信息素材的处理方式和策略，尽可能不要去直接套用。

真正有用的“套用”并不是模板本身，而是在模板基础上更为细分的要素，而这些要素就是PPT素材库的基本内容，我们可以在日常不断收集这些内容，并在工作中不断复用，形成一个良性循环。

从模板到素材库

对于PPT设计而言，有更高参考价值的并不是模板，而是更为细分的素材，这其实也是结构化和知识管理的理念。

来源于pexels网站

通过将“打碎后再组合”的理念应用到PPT中，我们也可以将每一页的信息进行打碎，最终分解成一些基本元素，比如图片、图标、图表、表格、逻辑表达等。

其中，我们在PPT制作中用得最多的还是逻辑表达。在上一篇中，我已经从整篇PPT的角度说明了逻辑思维的重要性，是一篇PPT的骨架，而每一页其实也需要各自的逻辑表达。

对于逻辑表达，我们可以先了解一些PPT的Smart Art功能，里面就有一些基本的逻辑表达，可以根据实际需要直接使用，当然，这里面的逻辑表达类型还是较为有限的，我们还是需要积累更多的逻辑表达。

来源于pexels网站

我的方法是，在PPT素材库中建一个“逻辑表达”的文件夹，和图片、图标这些大类是平行的，然后在子类中增加各种逻辑类型，比如对比、递进、时间线等，然后在日常工作中，将自己设计的新的逻辑表达或者遇到的收录进来，进行不断扩充。

这里需要注意两点。

首先，我们在日常收集时，不要仅仅将眼光局限PPT上，而是要大量阅读好的出版物，比如各种调研报告，如果是PDF版本的，那么我们可以将其截图截下来，如果只有纸质的，那么我们可以拍下照片，当我们有时间时，在去将其用PPT呈现出来；

其次，在素材库中的任何逻辑表达，都保持同一个最简风格，比如只有白色和灰色系，线条之类的也不要刻意修饰，因为这是需要我们根据具体的场景灵活套用。

来源于pexels网站

如果从知识管理角度而言，逻辑表达是素材的大类，应该是一级目录，而二级目录则是每一种素材的子类别，或者可以用多重关键字组合来表达，便于最后的查找。

其他素材大类，如图片、图标和图表等，都可以参照类似的方式进行收集。

每一页PPT其实就是通过这样的一种或多种元素组合起来的，最后形成完整的“信息集”，然后再对其进行视觉上的呈现，可以说是内容和形式上的分离。

关于“打碎后再组合”的相关文章，您可在本号中搜索“打碎”这一关键词，我已经在文档层面做了详细说明。

版本管理

版本管理看似和本系列的主题无关，但其实这是确保PPT上保持信息更新的必要手段，如果没有完善的版本管理能力，那么我们很可能会闹出不少笑话，将过时和错误的信息呈现给受众。

来源于pexels网站

在上一篇中，我提到了一句“底层思维覆盖了PPT设计中所涉及的各个环节”，我之所以用的是“各个环节”，其实是因为底层思维并无法覆盖到整个“生命周期”，当把版本管理真正融入之后，才能看成是一个完整的生命周期。

在这个快速发展的时代，信息也在高速变化，文档作为信息传递的重要媒介，也需要不断进行动态变化，这样的变化早已不是一个星期、一个月这样的长周期，而是以天、小时为主，甚至到秒级的短周期。

在今年河南和山西的暴雨灾害中，在线文档发挥了重要作用，除了其支持多人协作的互联网基因外，最重要的就是确保信息的实时更新。

在现代社会中，静态的文档早已无法满足日常业务需要了，而是需要更为敏捷、更为动态的文档。

来源于pexels网站

PPT也需要这样，即使是一篇看似简单的企业介绍，也会包含很多信息要素，比如企业服务获得的奖项或成就、最新获得的专利、一些重大变化或者事件，以及核心团队的变更等。

在企业介绍中，上述这些信息都是高频变动的内容，同时本身也是企业介绍PPT中的重要信息，一旦出现没有及时更新的情况时，就会让受众得到错误的信息，进而影响其对企业的正确了解。

所以说，对于每一份PPT，我们都需要做好最为基础的版本管理，至少需要有简单的流程能够确保内容的及时更新，同时也要有一张描述每一个版本更新内容的表格，确保每一次版本更新都是可追溯的。

关于PPT设计的那些事我就分享到这里，希望能对大家起到一定的抛砖引玉作用，使大家能够在深入理解PPT的基础上高效开展工作。

烟中雯城
一位斜杆型文档和知识工程师的跨界分享，专注于提升大家的底层思维和能力。欢迎大家在烟雨霏霏的江南雯城中，和我促膝长谈，一起聊聊生活，聊聊职场，聊聊感兴趣的一切。希望能在烟中雯城的陪伴下，成就自己的多元人生。
286篇原创内容

烟中雯城 ，
知识库是一个动态的库，从不同渠道的知识收集，到对号入座的整理，再到知识的总结和应用，如何确保一个高效的循环呢？这篇文章尝试进行了解答

本文来自网络或网友投稿，如有侵犯您的权益，请发邮件至：aisoutu@outlook.com 我们将第一时间删除。

相关素材

2016灰白头像女生冷酷 痛苦和骄傲这一生都要拥有
2016灰白头像女生冷酷 痛苦和骄傲这一生都要拥有
沟通管理ppt模板下载
沟通管理ppt模板下载
2017有意境的古风悲伤头像女 这一生都不会再为你回头
2017有意境的古风悲伤头像女 这一生都不会再为你回头