公文附件怎么附?这些错误不要犯!

按照规定，附件都要另起一面单独编排，具体的编排方法是首先要在版心左上角第一行顶格编排“附件”二字，使用3号黑体字，如果有多个附件，后面必须紧跟附件顺序号，顺序号后无需加冒号。附件标题编排在首页第三行居中位置，附件序号和附件标题必须与附件说明中的内容完全一致。附件标题以及附件中行、字、段落等的编排与主体部分相应格式要素的要求完全一致。但在具体行文过程中，我们发现有的机关或单位的公文附件没有另面编排，而是直接印制在“生效标志”之后；也有的在附件的左上角一遗漏“附件”二字，即使有也不是使用3号黑体字，而是仿宋体字；或者当有多个附件时，附件顺序号使用汉字数字并加注冒号等等，这些显然都是不合规范的做法。

如前所述，附件是附属于公文正文的其它文字、图表、图形等材料，对公文正文起到解释、补充、说明或者印证、参考作用，但在公文处理实践中，有一种复体行文的方式，其表现形式是“以文载文”“文后有文”。具体是指法定公文的15个文种，由于它们是党和国家公文法规中所明确规定使用的，因此具有相应的法律地位，可以单独行文；而在机关单位的行文实践中，除了这15个法定文种以外，还有一个相当庞大的文书组群，包括计划体公文如纲要、规划、方案、安排、设想、打算、预案等等；总结体公文，包括总结、调查报告、典型材料、述职报告、述廉报告等等；法规体公文，包括章程、条例、规定、办法、细则、制度、规程、规范、守则等等；礼仪体公文，包括欢迎词、答谢词、欢送词、悼词、唁电、贺信（词）等等；书信体公文，包括表扬信、感谢信、慰问信、倡议书、公开信、告人民书等等；会议体公文，包括开幕词、主持词、大会工作报告、闭幕词、会议简报等等；凭证体公文，包括典型材料、组织鉴定、干部人事考察材料、大事记、协议书、合同等等。这些文种在公文学界一般将其称为“事务文书”，因为它们文不属于公文法规中所规定的文种范畴，即没有相应的法律地位，虽然其中很多文种的使用频率往往要比法定公文文种还要高，但不具有独立行文的资格，而要行文，必须从15个法定文种中找出一个文种来载运着它行文，此种行文方式即属于“复体行文”。被找出来的文种称之为“文件头”，其主要有报告（上行时）和“命令（令）”“通知”（下行时）来担任。过去，人们多数将采用复体行文方式行文其“文件头”之后所附的“总结”“方案”“领导讲话”“条例”“方案”等等称之为公文的“附件”，是不尽妥当的，因此批转、转发、印发、发布类公文，被批转、转发、印发和发布的内容（诸如工作要点、工作总结、实施方案、领导人的讲话等）不属于公文的附件，这样在公文正文中不能加附件说明，而应直接另面编排，所附内容首页也不标注“附件”二字，其它格式方面的要求与正文一致。 

按照规定，公文如有附件，一定要在“附件说明”处标注公文附件的顺序号和名称。其位置在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. ×××××” ）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需要回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。实践中，有些公文却没有按照规定去做，比如将附件名称加上书名号，是毫无必要的；或者在附件名称后加冒号抑或句号；或者多个附件的顺序号使用汉字数字；所标示附件名称和实际附件的名称不完全一致；“附件”二字后边的冒号和序号位置颠倒。如“附件：1. ×××××” ，却被标注为“附件1.×××××”或“附件一：×××××”,或者”附件1：×××××。”以及“附件：《×××××》”等的标注都是不规范的。还有就是当附件名称过长需要回行时，要注意应当与上一行附件名称的首字对齐。但有些公文却不是如此：

附件1.××××××××××××××××××××

正确的做法是：

附件：1.××××××××××××××××××××

页码是《条例》和《格式》中新增加的格式项目，用以表明公文页数的顺序号。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码，也就是说，页码只需标识到正文结束的那一页。同时，当公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。实践中有些公文却未能如此，而是将附件单独编排页码，这就造成了主件和附件分离的情况，使得附件没有成为公文的有机组成部分，显然是不规范的。